Популярні Пости

Вибір Редакції - 2019

Робити чи не робити? Перевірка: "потрібні" справи на роботі і в особистому житті

Якщо ви вирішили - за порадою автора книги «Роби менше» - виконувати тільки потрібні справи, тоді треба відфільтрувати всі інші завдання. І в роботі, і в особистому житті. Завдяки розстановці пріоритетів одні завдання пройдуть через фільтр, а інші - відсіється. Покажемо, як це можна зробити на практиці.

Що таке розстановка пріоритетів

Давайте для початку розберемося, що таке розстановка пріоритетів, тому що, на мій погляд, існує певне непорозуміння істинного значення цього поняття. Часом можна почути таке: «На п'ятому місці серед пріоритетів у мене одне завдання, на 17-му - дві, на 49-му - три».

Це не розстановка пріоритетів. Розстановка пріоритетів - це складання списку справ, які повинні бути зроблені, за допомогою наступного принципу: «Якщо я зможу зробити тільки одне зі списку, то що саме?». Це стане вашим пріоритетом № 1. Потім перегляньте те, що в списку залишилося, і знову поставте запитання: «Якщо я зможу зробити тільки одне, що це буде?». Це стане пріоритетом № 2. Потім знову поверніться до списку і знову запитаєте себе про те ж - і так, поки все завдання не будуть розставлені в порядку пріоритетів. Таким чином, кожен пункт отримає свою оцінку за ступенем важливості, і пріоритети перестануть битися один з одним.

Як змусити цю схему працювати

Як не відступити від рішення виконувати тільки потрібні завдання? І що робити, якщо хтось поставить під сумнів ваш список пріоритетів? Можливо, близькі як і раніше просять вас робити те, що, на ваш погляд, не варто часу. Або керівник дає завдання, в якому, на вашу думку, немає ніякого сенсу. Тому ви постійно повинні:

  • усвідомлено дотримуватися виконання списку «потрібних завдань»;
  • постійно піддавати список «потрібних завдань» ревізії.
Якщо вас просять про те, що в ваш список надзвичайно важливих справ не входить, вам потрібно позбутися від такого завдання. І не відступати від свого рішення. А якщо хтось почне скаржитися або сердитися, ви повинні чітко сказати: «Я пояснив, і ми домовилися, що ці завдання важливі, а ці - ні».

У вашому списку вкрай важливих справ є завдання, які будуть присутні в ньому завжди. Наприклад, я керую компанією, що надає послуги проектного менеджменту. І у мене є дві мети:

  1. Надання послуг існуючим клієнтам.
  2. Залучення нових компаній.

Саме в такому порядку.

І поки я буду займатися цією роботою, дані цілі залишаться незмінними і вкрай важливими. У вашому списку також завжди будуть присутні очевидні завдання.

Однак ваш перелік може включати і справи не настільки очевидні. Ви допускаєте, що якісь завдання тільки можуть здаватися вам важливими - на їх рахунок ви не певні. Ви вважаєте, що вони не приносять користі і лише забирають час.

Єдиний спосіб зрозуміти, яке саме справа не настільки важливе, - просто його не робити. І подивитися, що станеться. Якщо «небеса впадуть», значить, справа і справді вкрай важливе. Якщо ж нічого жахливого не трапиться, тоді - ні. Ось кілька прийомів, якими можна скористатися.

Перевірка кордонів: на роботі

Почніть з справ, які стоять на останніх місцях в списку пріоритетів. Це може бути збори, на яке ви ходите щотижня, але не впевнені, що його відвідини - цінне вкладення вашого часу. Так, близько 80% зустрічей і зборів, які я відвідав за все своє життя, були виключно марною тратою часу.

Існує безліч способів відмовитися від присутності на зборах або зустрічі:

  • Кращий спосіб - сказати, що ви не зможете піти, тому що у вас є більш важливі справи (але ви можете відправити кого-то на зустріч від свого імені).
  • Непоганий варіант - відкрито і спокійно поговорити або відправити повідомлення організатору зустрічі або свого керівника з поясненнями, чому, на ваш погляд, вам не варто витрачати на це час.
  • Можна з'явитися, сказати: «Можу я спочатку зробити те, що повинен?» - і піти.
  • Або сказати: «Зателефонуйте мені, якщо я знадоблюся».

Домовилися: на зустріч ви не йдете. Після чого можливі два сценарії розвитку подій. Або «небеса впадуть» - тоді ви знаєте відповідь. Але якщо сонце все ще світить над вашою головою, це означає, що ви використовували свого часу на щось більш цінне. Що ще важливіше: це означає, що ваша присутність на зустрічі не було таким вже необхідним. А оскільки ви створили прецедент відмови від відвідування зустрічі, то можете відмовитися і наступного разу. І може статися, що з часом ваша невелика перемога перетвориться в набагато більшу перемогу, тому що ви взагалі перестанете ходити на подібні заходи.

Припустимо, вам доводиться щотижня або щомісяця готувати якийсь звіт, але ви не впевнені, що його хтось читає. Отже, не відправляйте наступний звіт і подивіться, скільки часу пройде, поки це хтось помітить. Припустимо, це щотижневий звіт по продажах, який ви спрямовуєте своїй команді, і тільки через 10 днів ви отримуєте повідомлення, в якому хтось цікавиться, де ж оновлена ​​інформація.

По-перше, це говорить про те, що досить одного звіту раз в два тижні. По-друге, можливо, той, хто схаменувся через 10 днів, - єдина людина, якій цей звіт потрібен. Так ви змогли трохи заощадити свій час і при цьому з'ясували, що важливо (або не так уже й важливо) для кого-то еще.

Кепські особисті і домашні справи: як визначити?

Але все вищесказане стосується не тільки роботи. Як ми вже з'ясували, робота включає цілий набір завдань, які насправді не дуже важливі. Те, про що ми говорили, ще справедливіше по відношенню до життя поза роботою, надзвичайно переповненій зайвим «шумом». Нескінченне сидіння в соціальних мережах, перегляд телевізійних передач, виконання елементарних домашніх обов'язків - готування, прибирання, покупки і т.д.

Безліч завдань, які пожирають наш час, взагалі не слід виконувати. Ні, я нікого не закликаю жити в злиднях і не піклуватися про своїх сім'ях. Але я далеко не перший, хто скаже вам, що це зовсім не суттєво, пилососите ви кожен день чи ні.

Ось реальний приклад: щотижня ми з моєю дружиною відправлялися за покупками в супермаркет. Такий шопінг позбавляв нас цілого суботнього ранку. Крім того, в катанні візки по величезному магазину і стоянні в неминуче довгій черзі не було нічого приємного. Через таких суботніх ранків ми за місяць втрачали в цілому два з половиною (або близько того) дня. Згодом ми порозумнішали, і один з нас став набувати необхідні продукти щодня. Ми купували їх на місцевому ринку, в сусідній лавці або в спеціалізованому магазині.

Результат? По-перше, ми не витрачали час даремно. По-друге, ми стали викидати менше продуктів, тому що у них не закінчувався термін придатності. І врешті-решт ми стали харчуватися набагато краще, тому що виявили багато цікавих магазинів з якісними продуктами.

Підведемо підсумки. Якщо ви вважаєте, що у вашому житті - робочої або особистої - є те, на що не варто витрачати час, проведіть перевірку. Незабаром ви визначитеся і зможете перемістити деякі справи зі списку вкрай важливих справ в список неважливих. І кожен раз, здійснюючи цю дію, ви будете відчувати, що здобули нехай невелику, але таку солодку перемогу.

Дивіться відео: Перевірка перед КД, прогноз не Лімфома Хімія #19 Що планую робити далі і що роблю наразі (Липень 2019).